Lista zadań z priorytetami – pamiętanie aby zrobić najważniejsze zadania, we właściwym porządku

Lista zadań jest listą, które musisz przeprowadzić. Konsoliduje ona w jednym miejscu wszystkie zajęcia, które musisz zrobić. Możesz później uporządkować te zajęcia w porządku ważności, co ułatwi Ci zająć się wpierw najważniejszymi.

Lista zadań jest niezbędna jeśli potrzebujesz przeprowadzić dużą ilość różnych zadań lub różnych rodzajów zadań, lub gdy popełniasz dużą liczbę błędów. Jeśli często przyłapujesz się na zapominaniu aby coś zrobić – powinieneś prowadzić listę zadań.

Mimo, że listy zadań są proste, są również użyteczne – i jako metoda organizowania zajęć, i jako sposób na redukcję stresu. Często problemy mogą wyglądać na przytłaczające lub możesz mieć olbrzymią ilość żądań, wymagań. To może Cię zostawić w uczuciu braku kontroli i przepracowania pracą.

Przygotowanie listy do zrobienia jest łatwe: zapisz zajęcia, z którymi musisz się zmierzyć; jeśli są duże – rozłóż je na mniejsze elementy. Jeśli wciąż wydają się duże – znowu je podziel. Zrób to, aż będziesz mieć listę wszystkiego co masz zrobić. Następnie przeglądnij listę, przypisując każdemu z zajęć priorytet, np. od 1 do 6. Jeśli zbyt dużo zajęć ma wysoki priorytet, przejrzyj listę jeszcze raz i zmniejsz priorytet mniej ważnym zajęciom. Gdy już to zrobisz, przepisz listę w porządku wg priorytetu.

Będziesz mieć wtedy precyzyjny plan, który możesz użyć do eliminacji problemów, którym stawiasz czoło. Będziesz mógł zmierzyć się z nimi w porządku ważności. To pozwoli Ci oddzielić ważne zajęcia, od wielu nieistotnych, a wymagających sporej ilości czasu.

Używanie listy do zrobienia

Rożni ludzie używają listy do zrobienia w rożny sposób, w rożnych sytuacjach: np. jeśli jesteś sprzedawcą, dobrym sposobem motywowania siebie jest trzymać Twoją listę krótką i starać się wypełniać ją każdego dnia.

Jeśli zadania są zbyt duże lub zależne od zbyt wielu innych ludzi, może być lepiej utrzymywać jedną listę i skracać ją. Może być tak, że przesuwasz nieistotne zadania z listy do zrobienia na koniec. Możesz nie być w zdanie ukończyć ich nawet przez kilka miesięcy. Martw się tym tylko wtedy gdy musisz – ktoś Ci wyznaczył ostateczny termin, podnieś wtedy ich priorytet.

Jeśli nigdy przedtem nie używałeś list do zrobienia – wypróbuj je: są one jednym z kluczy do bycia produktywnym i efektywnym.

Kluczowe punkty

Listy zadań z priorytetami są ważne dla efektywnej pracy. Jeśli używasz list do zrobienia, będziesz mieć pewność, że:

• pamiętasz aby przeprowadzić wszystkie konieczne zadania;
• uporasz się najpierw z najważniejszymi zajęciami i nie zmarnujesz czasu na trywialne prace;
• nie będziesz zestresowany dużym nakładami niepotrzebnych zajęć.

Aby napisać listę zadań z priorytetami wypisz wszystkie zdania, które musisz przeprowadzić. Zaznacz ważność każdego z nich, przydzielając priorytet, np. od 1 do 6. Przepisz jeszcze raz listę w kolejności ważności.

Teraz przeprowadź zajęcia ze szczytu Twojej listy. One są najważniejsze, najbardziej pożyteczne, z wszystkich które masz do zrobienia.